บริษัท บี.อี. แอคเคาน์ติ้ง เซอร์วิสเซส จำกัด 0918303543

เงินสดย่อย คือ เงินสดจำนวนหนึ่งที่กิจการเบิกธนาคารมาเก็บไว้กับแคชเชียร์ (หรือผู้รักษาเงินสดย่อย) เพื่อกิจการจะได้มีไว้ใช้จ่าย สำหรับรายการที่มีจำนวนไม่สูงมากนัก

ระบบควบคุมภายในที่ดี กิจการไม่ค่อยนำเงินสดมาใช้จ่าย แต่การจ่ายเงินผ่านบัญชีเงินฝากธนาคารโดยการเขียนเช็คสั่งจ่ายในนามผู้รับ และขีดคร่อมเช็คฉบับนั้น และโอนเข้าบัญชีธนาคารของผู้ถือเงินสดย่อยไว้ในมือจำนวนมากๆ เหตุผลเพราะ

1.กิจการไม่ต้องกังวลว่าจะต้องเก็บเงินสดไว้ในมือจำนวนมาก
2.การควบคุมเงินสดเป็นไปได้ง่ายขึ้น
3.กิจการจัดเก็บเอกสารและการบันทึกบัญชีจะมีระบบมากขึ้น
4.สามารถตรวจสอบได้ และใช้เป็นหลักฐานได้

เงินสดย่อยมี 2 ระบบ ดังน้ี คือ

1.ระบบเงินสดย่อยแบบจำกัดวงเงิน (Impress System) เป็นระบบที่นิยมใช้มากโดยกิจการจะกำหนดวงเงินสดย่อยขึ้นมาจำนวนหนึ่งตามความเหมาะสม และมอบให้ผู้รักษาเงินสดย่อยรับผิดชอบในการจ่ายค่าใช้จ่ายเล็กๆ น้อยๆ ซึ่งวงเงินสดย่อยจะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อมีการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ แต่จะเปลี่ยนแปลงเฉพาะเมื่อมีการเพิ่มหรือลดวงเงินสดย่อย เท่านั้น

2.ระบบเงินสดย่อยแบบไม่จำกัดวงเงิน (Fluctuating System) เป็นวิธีการเกี่ยวกับเงินสดย่อย ที่ไม่ได้กำหนดวงเงินสดย่อยไว้เป็นจำนวนแน่นอนผู้รักษาเงินสดย่อยอาจขอเบิกเงินชดเชยเป็นจำนวนเท่ากับ, มากกว่าหรือน้อยกว่า เงินสดย่อยที่จ่ายไปได้ตลอดเวลา

ผู้รักษาเงินสดย่อย มีหน้าที่ดังนี้

1. เก็บรักษาเงินสดย่อยไว้ เมื่อมีผู้มาขอเบิกก็จะจ่ายเงินตามหลักฐานนั้น

2. บันทึกการจ่ายเงินในสมุดเงินสดย่อย เพื่อเป็นการบันทึกช่วยจำว่าได้จ่ายอะไรไปบ้าง

3. รวบรวมหลักฐานการจ่ายเงินและจัดทำใบสำคัญเพื่อขอเบิกชดเชยเงินสดย่อย

การ วางระบบบัญชี เพื่อจัดการเงินสดย่อย  

การจัดระบบเงินสดย่อย มีขั้นตอนดังนี้

1. กำหนดตัวบุคคลที่มีหน้าที่รักษาเงินสดย่อย (ผู้ถือเงินสดย่อย) และกำหนดวงเงินสดย่อยที่มีจำนวนเหมาะสมไว้อย่างแน่นอน

2. การเบิกเงินสดย่อยทุกครั้ง ผู้เบิกเงินจะต้องมีใบขออนุมัติเบิกเงิน (ใบขอเบิกเงินสดย่อย)

3. ทุกครั้งที่จ่ายเงินสดย่อยต้องประทับตรา “จ่ายแล้ว” ในใบเบิกเงินสดย่อยและเอกสารประกอบทุกฉบับเพื่อป้องกันการนำเอกสารเหล่านั้นกลับมาขอเบิกอีก และให้ผู้เบิกเงินเซ็นชื่อไว้ในใบเบิกเงินสดย่อยด้วย

4. ต้องเก็บเงินสดย่อยแยกจากเงินอื่น โดยเฉพาะเงินสดส่วนตัวของผู้รักษาเงินสดย่อยและต้องกำหนดวิธีปฏิบัติให้ทราบทั่วกัน

5. ทุกครั้งที่มีการเบิกเงินชดเชย ต้องจัดทำใบสรุปการจ่ายเงินสดย่อยโดยแนบใบเบิกเงินสดย่อยและเอกสารประกอบอย่างครบถ้วนและถูกต้อง

การควบคุมภายใน การจ่ายเงินสดย่อย

การควบคุมภายในเกี่ยวกับ การจ่ายเงินสดย่อย

1. มีเพียงบุคคลเดียวรับผิดชอบวงเงินแต่ละวง ถ้าจำเป็นต้องมีหลายวง จะต้องเก็บไว้ในลักษณะที่สะดวกแก่การตรวจสอบแต่ละวงเงิน
   
   
2. มีการทำเครื่องหมาย “จ่ายเงินแล้ว” บนหลักฐานประกอบทุกฉบับ เพื่อป้องกันการนำมาใช้อีก
   
   
3. เมื่อมีการจ่ายเงินต้องมีใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อย
   
   
4. การเบิกเงินทดแทนวงเงินสดย่อย จะต้องทำโดยผู้รักษาเงินสดย่อย
   
   
5. มีการอนุมัติโดยผู้ที่มีอำนาจ
   
   
6. ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงวงเงินสดย่อย จะต้องได้รับอนุมัติจากผู้บริหารหรือเจ้าของกิจการ
   
   
7. การเบิกเงินทดแทนจำต้องทำโดยการออกใบสำคัญจ่ายเช็ค

การบันทึกบัญชีมีดังนี้

1. การตั้งวงเงินสดย่อย

                        Dr. เงินสดย่อย                            XX                               

                                                Cr. เงินฝากธนาคาร                       XX
2. การเบิกจ่ายเงินสดย่อย

เมื่อมีการจ่ายเงินสดย่อยพนักงานผู้รับผิดชอบจะให้ผู้รับเงินลงนามไว้ในสมุดทะเบียน

เงินสดย่อย  และเมื่อผู้รับเงินนำเงินไปจ่ายเรียบร้อยแล้วก็ให้นำหลักฐานการจ่ายเงิน  เช่น  ใบเสร็จรับเงิน  มามอบให้แก่ผู้รักษาเงินสดย่อย  สมุดทะเบียนเงินสดย่อยนี้ถือเป็นสมุดบันทึกรายการขั้นต้น 

3. การเบิกชดเชยเงินสดย่อย
                  เมื่อผู้รักษาเงินสดย่อยนำใบสำคัญมาเบิกชดเชยเงินสดย่อย

            Dr. ค่าเครื่องเขียน                        200

                    ค่าไปรษณีย์                             150

                    ค่าพาหนะ                                100

                    ค่ารับรอง                                 250

                        Cr. เงินฝากธนาคาร                       700

ผู้รักษาเงินสดย่อยเบิกชดเชยเงินสด ได้เขียนเช็คให้เรียบร้อยแล้ว

เมื่อมีการเพิ่มวงเงินสดย่อย (จะบันทึกบัญชีเหมือนตอนตั้งวงเงินสดย่อย)

         Dr.  เงินสดย่อย                           XX

                     Cr.  เงินฝากธนาคาร                      XX

   เมื่อมีการลดวงเงินสดย่อย ผู้รักษาเงินสดย่อยต้องนำเงินส่งคืนเจ้าหน้าที่การเงิน การบันทึกบัญชีเป็นดังนี้  

          Dr.  เงินฝากธนาคาร                      XX

                       Cr.  เงินสดย่อย                           XX

กรณีที่ ณ วันปิดบัญชี ยังมีค่าใช้จ่ายที่ผู้รักษาเงินสดย่อย ยังไม่ได้ขอเบิกชดเชย  (การที่มีค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้เบิกชดเชย หมายความว่า มีค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นแล้วกิจการยังไม่ได้บันทึกบัญชี  ดังนั้นจึงต้องมีการบันทึกรายการปรับปรุง ในสมุดรายวันทั่วไป

            สมมติมีค่าใช้จ่ายที่ยังไม่ได้เบิกชดเชย 2 รายการ ณ วันที่ 31 ธันวาคม  คือ ค่าสาธารณูปโภค   500 บาท และค่าพาหนะ 300 บาท      

Dr.    ค่าสาธารณูปโภค                  500

         ค่าพาหนะ                          300

            Cr. เงินสดย่อย                            800

         บันทึกปรับปรุงค่าใช้จ่ายเงินสดย่อยที่ยังไม่ได้เบิกชดเชย

ต้นปีถัดไป เมื่อผู้รักษาเงินสดนำใบสำคัญจ่ายค่าใช้จ่ายมาเบิกชดเชยเงินสดย่อย จะบันทึกบัญชีไดดังนี้

                        Dr.  เงินสดย่อย                           800      

                                      Cr. เงินฝากธนาคาร                       800

            มีบางครั้งเมื่อนำหลักฐานใบสำคัญทั้งหมดมารวมกับเงินสดย่อยที่คงเหลืออยู่ในมือแล้ว  จะไม่เท่ากับบัญชีเงินสดย่อย  และเมื่อได้ตรวจสอบแล้วปรากฏว่าหลักฐานตามใบสำคัญถูกต้อง 

            ดังนี้  แสดงว่าจำนวนเงินสดย่อยคงเหลือในมือไม่ถูกต้อง  อันอาจเนื่องมาจากจ่ายเงินหรือทอนเงินผิดน้อยไปหรือมากไปก็ได้  ในกรณีที่มีเงินเกินบัญชีหรือขาดบัญชีเกิดขึ้นเช่นนี้  ก็ต้องเปิดบัญชีขึ้นอีกบัญชีหนึ่ง  คือ “บัญชีเงินเกินและขาดบัญชี”  ( Cash  Over  and  Short  Account )

            ถ้าเป็นกรณีเงินขาดบัญชี  การบันทึกรายการบัญชีตอนเบิกชดเชย  คือ

                        Dr.  ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ                      XX

                               ภาษีซื้อ                               XX

                               เงินเกินและขาดบัญชี              XX

                                    Cr.  เงินฝากธนาคาร                      XX       

            ถ้าเป็นกรณีเงินเกินบัญชี  การบันทึกรายการบัญชีตอนเบิกชดเชย  คือ

                        Dr.  ค่าใช้จ่ายประเภทต่าง ๆ            XX

                               ภาษีซื้อ                               XX

                                    Cr.  เงินเกินและขาดบัญชี               XX

       เงินฝากธนาคาร                     XX       

วิธีการเงินสดย่อยอีกวิธีหนึ่งเรียกว่า Fluctuation  Fund  System  หรือเงินสดย่อยระบบไม่จำกัดวงเงิน  วิธีนี้ต้องบันทึกบัญชีในสมุดรายวันทั่วไปทุกครั้งเมื่อมีการจ่ายเงินสดย่อย  และเมื่อเบิกชดเชยวงเงินสดย่อย  ก็ไม่จำเป็นต้องเบิกชดเชยเท่ากับใบสำคัญที่ได้จ่ายไป  อาจเบิกชดเชยเท่ากับ  สูงกว่า  หรือต่ำกว่า  ใบสำคัญก็ได้

            วิธีนี้เมื่อมีการจ่ายเงินสดย่อยแต่ละครั้ง  จะบันทึกบัญชีดังนี้

                        Dr.  ค่าใช้จ่ายต่าง ๆ                      XX

                                   ภาษีซื้อ                               XX

                                    Cr.  เงินสดย่อย                           XX

ข้อมูลจาก อาจารย์ มานิดา

โดยปกติโปรแกรมมีเมนูเงินสดย่อยให้เรียกใช้ได้อยู่แล้ว  แต่การใช้งานในเมนูเงินสดย่อยนั้นติดปัญหาบางประการ  เช่น

        1.  ไม่สามารถดูยอดเงินสดย่อยคงเหลือ  ณ เวลาใดเวลาหนึ่งได้  เพราะว่าโปรแกรมจะไม่บันทึกบัญชีค่าใช้จ่ายต่างๆ ที่จ่ายด้วยเงินสดย่อย  (จนกว่าจะเบิกชดเชย จึงจะบันให้)  และอีกปัญหาคือ  

         2.  การเบิกชดเงินสดย่อยนั้น  จะใช้ใบสำคัญแยกไปเป็นเอกสารการจ่ายอีกหมวดหนึ่ง  ทำให้เวลาตรวจสอบรายการจ่ายเงินทำได้ลำบาก  เพราะมีเอกสารการจ่ายเงินหลายที่        

จากปัญหานี้  จึงต้องนำรายการค่าใช้จ่ายต่างๆ  ที่จ่ายด้วยเงินสดย่อยมาคีย์ไว้ที่ซื้อเงินเชื่อ  (เพื่อตั้งหนี้)  ก่อน  จากนั้นเวลาเบิกชดเชยก็ไปทำใบจ่าย (PS)  รวมกันกับการจ่ายชำระหนี้ค่าสินค้า เป็นการประยุกต์ใช้โปรแกรมเอ็กซ์เพรสเพื่อให้ข้อจำกัดต่างๆ หายไป ดังจะได้อธิบายขั้นตอนในหัวข้อถัดไป

วิธีการประยุกต์การใช้งาน เงินสดย่อย กับโปรแกรม เอ็กซ์เพรส ดังนี้

1. รายการค่าใช้จ่ายต่างๆ  ที่จ่ายด้วยเงินสดย่อยมาคีย์ไว้ที่ซื้อเงินเชื่อ  (เพื่อตั้งหนี้)  ก่อน

   

2. จากนั้นเวลาเบิกชดเชยก็ไปทำใบจ่าย (DP)  รวมกันกับการจ่ายชำระหนี้ค่าสินค้า
   
3. เมื่อวงเงินสดย่อยใกล้ครบ จำนวนให้ทำการเบิกคืน