เอกสารขอเป็นสำเนาจัดส่งให้สำนักงาน ทำบัญชี
เอกสารต้นฉบับเก็บไว้ที่กิจการเพื่อใช้ในการอ้างอิง ตรวจสอบ หรือ ค้นหาข้อมูล รวมทั้งป้องกันการสูญหายด้วย
1 แฟ้มใบกำกับภาษีขาย จัดทำแฟ้มใบกำกับภาษีขายโดยจัดเรียงตามเลขที่ใบกำกับภาษี โดยให้เรียงเลขที่ใบกำกับน้อยอยู่ข้างล่าง และให้เลขที่มากอยู่ข้างบน โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ
2 แฟ้มใบกำกับภาษีซื้อ จัดทำแฟ้มใบกำกับภาษีซื้อโดยจัดเรียงตามเลขที่ใบกำกับภาษี โดยให้เรียงวันที่ใบกำกับน้อยอยู่ข้างล่าง และให้วันที่มากอยู่ข้างบน โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ
- แฟ้มใบสำคัญจ่าย โดยมีเอกสารหลักฐานในใบสำคัญจ่ายแต่ละใบดังนี้คือ
1. ใบวางบิล โดยมีรายละเอียดของเลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ที่จะทำการจ่าย มียอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด,ลายเซ็นต์ผู้รับวางบิล-ผู้วางบิล,ผู้อนุมัติการวางบิล วันที่รับวางบิล และวันที่วางบิล
2. ใบขอซื้อ ใบเสนอราคา แนบโดยมีรายละเอียดของรายการสินค้า , จำนวน , ราคา/หน่วย ,ราคารวม และยอดรวมทั้งหมดของใบขอซื้อแตละใบ พร้อมทั้งมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
3. ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี มีรายละเอียด เลขที่ , วันที่ , รายการ , จำนวน , ราคา/หน่วย , ยอดรวมทั้งหมดของใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี พร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
- แฟ้มใบสำคัญรับ จัดทำแฟ้มใบสำคัญรับไม่ว่าจะรับเป็นเช็คหรือเงินสด โดยแต่ละใบสำคัญรับจะมีเอกสารหลักฐานในการจัดทำดังนี้คือ
1. สำเนาใบรับวางบิลที่ไปวางบิล กับลูกค้าโดยจะมีรายละเอียดของ วันที่วางบิล , เลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีขาย , ยอดเงินของบิลแต่ละใบ , ยอดรวมทั้งหมดของใบวางบิล , ผู้วางบิล , ผู้รับวางบิล พร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
2. ใบสั่งขาย / ใบวางบิลลูกค้า หรือ ใบกำกับภาษีขาย โดยจะเป็นยอดรายการสินค้า , ราคา/หน่วย , ยอดรวมของบิลแต่ละใบพร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
3. ใบขอซื้อจากทางผู้ซื้อ (ถ้ามี)
4. ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี
- แฟ้มใบสำคัญจ่าย โดยมีเอกสารหลักฐานในใบสำคัญจ่ายแต่ละใบดังนี้คือ
1. ใบวางบิล โดยมีรายละเอียดของเลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี ที่จะทำการจ่าย มียอดรวมของใบแจ้งหนี้ทั้งหมด,ลายเซ็นต์ผู้รับวางบิล-ผู้วางบิล,ผู้อนุมัติการวางบิล วันที่รับวางบิล และวันที่วางบิล
2. ใบขอซื้อ ใบเสนอราคา แนบโดยมีรายละเอียดของรายการสินค้า , จำนวน , ราคา/หน่วย ,ราคารวม และยอดรวมทั้งหมดของใบขอซื้อแตละใบ พร้อมทั้งมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
3. ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี มีรายละเอียด เลขที่ , วันที่ , รายการ , จำนวน , ราคา/หน่วย , ยอดรวมทั้งหมดของใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี พร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
- แฟ้มใบสำคัญรับ จัดทำแฟ้มใบสำคัญรับไม่ว่าจะรับเป็นเช็คหรือเงินสด โดยแต่ละใบสำคัญรับจะมีเอกสารหลักฐานในการจัดทำดังนี้คือ
1. สำเนาใบรับวางบิลที่ไปวางบิล กับลูกค้าโดยจะมีรายละเอียดของ วันที่วางบิล , เลขที่ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีขาย , ยอดเงินของบิลแต่ละใบ , ยอดรวมทั้งหมดของใบวางบิล , ผู้วางบิล , ผู้รับวางบิล พร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
2. ใบสั่งขาย / ใบวางบิลลูกค้า หรือ ใบกำกับภาษีขาย โดยจะเป็นยอดรายการสินค้า , ราคา/หน่วย , ยอดรวมของบิลแต่ละใบพร้อมมีลายเซ็นต์ผู้อนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจ
3. ใบขอซื้อจากทางผู้ซื้อ (ถ้ามี)
4. ใบเสร็จรับเงิน / ใบกำกับภาษี
แฟ้มเงินสดย่อย
จัดทำแฟ้มเงินสดย่อยโดยจัดตั้งวงเงินสดย่อยตามความเห็นชอบของกรรมการผู้มีอำนาจโดยการเบิกจ่ายแต่ละครั้งตั้งแต่ 500 บาทต่อครั้ง แต่ไม่เกิน 1,000 บาท โดยให้มีการจัดทำใบเบิกพร้อมทั้งให้มีลายเซ็นต์อนุมัติก่อนที่จะนำมาเบิกกับทางบัญชีฃ
โดยเอกสารแต่ละใบในแฟ้มเงินสดย่อยต้องมีเอกสารประกอบดั้งนี้
1. ใบเสร็จการขอซื้อแต่ละครั้ง
2. ใบขอเบิกเงิน มีลายเซ็นต์ผู้ขอเบิก วัตถุประสงค์ที่เบิก และผู้อนุมัติ
3. กรณีไม่มีใบเสร็จให้แนบบัตรประชาชนผู้เบิก พร้อมลายเซ็นต์การอนุมัติจากผู้บริหารหรือจะพิจารณาเป็นราย ๆ ไป
1. การโอนเงินระหว่างธนาคาร
2. การถอนเงินระหว่างธนาคาร
3. การฝากเงินเข้า
4. การรับเงินจากกรรมการ
5. เงินยืมกรรมการ
6. รายการปรับปรุงค้างจ่าย , ค้างเบิก
7. รายละเอียดสินทรัพย์
- แฟ้มสำรองรอวางบิล (เราผู้ขาย) * กรณียังไม่ได้ไปวางบิล
เอกสารที่เตรียมทำวางบิล
- ใบสำเนาภาษีขายถ่ายแนบแยกแต่ละบริษัท
- ใบสั่งซื้อจากลูกค้า
*หมายเหตุ ยอดเงินยังไม่ถึง เอกสารยังไม่ครบตามจำนวนที่จะวางบิล - แฟ้มสำรองรับวางบิล(เราผู้ซื้อ) *กรณียังไม่ได้ไปรับวางบิล
เอกสารที่เตรียมทำรับวางบิล
- ใบแจ้งหนี้/สำเนาใบกำกับภาษี
- ใบขอซื้อจากบริษัทเรา
- ใบสั่งซื้อจากบริษัทเรา
*หมายเหตุ ยอดเงินยังไม่ถึงงวดจ่าย เอกสารยังไม่ครบ , เอกสารยังไม่เรียบร้อย
แฟ้มภาษี และประกันสังคม จัดเก็บแฟ้มเรียงเป็น
- ภ.ง.ด. 1
- ภ.ง.ด. 3
- ภ.ง.ด. 53
- ภ.พ. 30
- ประกันสังคม
โดยจัดเรียงเป็นหมวดและแต่ละหมวดเรียบเรียงเป็นเดือนโดยเรียงจากวันที่น้อยไปหาวันที่มากทำเป็นแฟ้ม ๆ ไป
(เราเป็นผู้หัก) แฟ้มหนังสือรับรองการถูกหัก ณ ที่จ่าย จัดเก็บเรียงตามวันที่ที่ถูกหัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหามาก โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ
(เราถูกหัก - ขอสำเนาเท่านั้น ต้นฉบับเก็บไว้กับกิจการ) แฟ้มหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย จัดเก็บเรียงตามวันที่ที่หัก ณ ที่จ่าย เรียงจากวันที่น้อยไปหามาก โดยจัดเรียงเป็นเดือน ๆ
แฟ้มทะเบียนทรัพย์สิน ต้องมีเอกสารหลักฐานแนบดังนี้คือ
1. สำเนาใบกำกับภาษีหรือเอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการซื้อทรัพย์สิน โดยจัดเรียงตามวันที่ที่ซื้อ เรียงจากน้อยไปหามาก
2. ใบเซ็นต์อนุมัติเกี่ยวกับการจัดซื้อทรัพย์สิน
แฟ้มเงินทดรองจ่าย กรณีมีการ Advance เงินเป็นก้อนใหญ่ และเป็นการเบิกเงินที่อยู่นอกเหนือการเบิกเงินสดย่อย โดยให้มีใบปะหน้าคุมว่าใครมีการเคลียร์แล้ว หรือยังไม่ได้เคลียร์
แฟ้มสินค้าคงเหลือ วัตถุดิบ งานระหว่างทำ (บริการจัดทำสต๊อกสินค้า)
แฟ้มสินค้า จัดให้มีเอกสารภายในแต่ละแฟ้มดังนี้คือ (กรณีใช้บริการจัดทำสต๊อกสินค้า)
1. ใบสั่งซื้อสินค้า
2. สำเนาใบกำกับภาษี โดยมีรายละเอียดของสินค้า , ราคา ,ราคา/หน่วย และยอดรวมของสินค้า
3. ทะเบียนการคุมซื้อสินค้า
4. ใบส่งของ
*โดยเอกสารแต่ละใบต้องมีลายเซ็นต์การอนุมัติจากกรรมการผู้มีอำนาจในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง
ตัวอย่างเอกสารที่จะต้องเตรียมให้สำนักงานบัญชี
1.ใบสำคัญจ่ายพร้อมเอกสารแนบ
2.ใบสำคัญรับเงินพร้อมเอกสารแนบพร้อมPay-in-slip
3.ต้นฉบับหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่ถูกหักไว้ (รับจากลูกค้า)
4.สำเนาหนังสือรับรองภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่หักผู้อื่น (ทำ ภงด.3,53)
5.เนาใบกำกับภาษีขาย
6.ต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ
7.สรุปรายการเช็คจ่าย / เงินสดย่อย /ทะเบียนคุมเงินสดย่อน
8.ใบสำคัญจ่ายเงินสดย่อยพร้อมเอกสารแนบ
9.ใบสรุปรายการเช็ครับ
10.ทะเบียนจ่ายเงินเดือน เพื่อให้สำนักงานบัญชีทำ ภงด.1 ,ประกันสังคม
11.ทะเบียนคุมเช็คจ่าย
12.Bank Statement ของทุกธนาคาร
13.รายละเอียดสินค้าคงเหลือ
14.เอกสารอื่นๆ (ถ้ามี)
- แฟ้มหนังสือรับรอง / ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม / ใบอนุญาตต่างๆ
- แฟ้มหนังสือรายงานการประชุม
- แฟ้มสัญญาต่างๆ เช่น สัญญาเช่า สัญญาซื้อขาย
- แฟ้มรายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย
- แฟ้มรายงานหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย 1/2/3/53/54
- แฟ้มภงด 50 / ภงด 51
- แฟ้มรายงานงบการเงิน และ รายงานการตรวจสอบบัญชี
- แฟ้มทะเบียนทรัพย์สิน รายละเอียดประกอบใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคาเปรียบเทียบ การจัดทำประกันภัย การทบทวนราคาประเมินที่ดิน
- แฟ้มใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคาเปรียบเทียบ
- แฟ้มใบคำสั่งขาย (ใบสั่งซื้อจากลูกค้า)
- แฟ้มสมุดรายวัน 5 เล่ม
- แฟ้มสมุดบัญชีแยกประเภท
- แฟ้มรายละเอียดลูกหนี้ เอกสารประกอบเช่น หนังสือรับรองบริษัท ภพ 20 เงื่อนไขการให้เครติด
- แฟ้มรายละเอียดเจ้าหนี้ เอกสารประกอบเช่น หนังสือรับรองบริษัท ภพ 20 เงื่อนไขการให้เครติด
- แฟ้มรายละเอียดสูตรการผลิต อัตราส่วนของเสีย ของเหลือ เศษซาก มาตราฐาน เกินมาตราฐาน ต้นทุนโดยประมาณ การคิดต้นทุน
- แฟ้มรายละเอียดพนักงาาน ทะเบียนลูกจ้าง รายละเอียดการจ่ายเงินเดือน เบี้ยเลี้ยง เงินล่วงเวลา เบี้ยขยัน ประกันภัย ประกันชีวิต ประกันสุขภาพ
- แฟ้มสวัสดิการพนักงาน รายละเอียดการให้ การจ่ายสวัสดิการพนักงาน
- แฟ้มรายละเอียดการจ่ายเงินปันผล (อาจรวมเป็นแฟ้มเดียวกับ แฟ้มรายงานการประชุม)
